Jiří Filip Mesazh komercial: Oferta aktuale në treg për sistemet e menaxhimit të bizneseve të vogla është vërtet e gjerë. Në të njëjtën kohë, zgjedhja e softuerit të duhur është një vendim vërtet i rëndësishëm. Në fund të fundit, nuk dëshironi të zbuloni brenda disa javësh se keni bërë një zgjedhje të papërshtatshme, kaloni në një aplikacion tjetër dhe stërvitni të gjithë ekipin që në fillim. Pra, si mund të lundroni në tregun e mbushur me njerëz dhe të zgjidhni softuerin që do të rritet me ju, duke vazhduar me tendencat më të fundit?
Shikoni këshillat tona se si të zgjidhni sistemin më të mirë për biznesin tuaj dhe cilat kërkesa duhet të plotësojë softueri informacioni.
Pse të përdorni një sistem të menaxhimit të biznesit të vogël?
Ka shumë arsye pse një biznes duhet të përdorë softuerin e ndërmarrjes. Jo vetëm kompanitë e mëdha, ku është e natyrshme të ruhet organizimi në të gjithë kompaninë dhe të gjitha ekipet. Por edhe për kompanitë e vogla, ku një mjet i tillë i menaxhimit të biznesit mund të jetë një mjet i fuqishëm për përmirësimin e proceseve të kompanisë. Kjo çon në një rritje të konkurrencës dhe suksesit të kompanisë në afat të gjatë.
Ndoshta jeni në një situatë ku kompania juaj tashmë përdor disa mjete... një për faturim, një për komunikim, ju menaxhoni cashflow në Excel, në tjetrin Excel keni një listë të klientëve, një kalendar, deklarata dhe të tjerat në letër. . Nëse kjo zgjidhje ju duket paksa kaotike, atëherë kërkoni një sistem më gjithëpërfshirës që mbulon shumicën e nevojave tuaja të menaxhimit të biznesit në një vend.
Arsyet kryesore pse edhe kompanitë e vogla duhet të zbatojnë një sistem të menaxhimit të kompanisë:
- Përmirësimi i efikasitetit dhe produktivitetit: Efektive sistemi informativ i ndërmarrjes mundëson automatizimin e proceseve, reduktimin e gabimeve gjatë futjes ose kopjimit manual të të dhënave dhe kursim të konsiderueshëm të kohës. Kjo çon në përmirësimin e efikasitetit dhe produktivitetit të punëtorëve dhe rrit performancën e kompanisë.
- Menaxhimi më i mirë i kohës: Një sistem i menaxhimit të biznesit e bën më të lehtë planifikimin dhe organizimin e kohës, detyrave dhe projekteve, duke i lejuar punonjësit të fokusohen më shumë në punën e tyre dhe të reduktojnë stresin.
- Shkëmbim dhe menaxhim më efikas i informacionit: Një sistem informacioni menaxhimi ndihmon në menaxhimin e të dhënave dhe informacionit dhe mundëson akses dhe ndarje më të mirë të të dhënave ndërmjet departamenteve dhe punonjësve të ndryshëm. Kjo çon në përmirësimin e bashkëpunimit midis punonjësve, plus që i keni të gjitha dokumentet e rëndësishme në një vend dhe kjo do të thotë të mos kërkoni më furishëm nëpër letra.
- Vendimmarrja më e saktë dhe më e shpejtë: Sistemi i menaxhimit të kompanisë ofron informacion në kohë reale për statusin e projekteve dhe aktiviteteve të kompanisë, duke mundësuar vendimmarrje më të shpejtë dhe më të mirëinformuar.
- Ulja e kostos:Një sistem informacioni për bizneset e vogla mundëson planifikim dhe kontroll më të mirë të të ardhurave dhe shpenzimeve dhe ndihmon në identifikimin e fushave ku kostot mund të reduktohen.
Cilat funksione duhet kërkuar në një sistem të menaxhimit të kompanisë?
Automatizimi
Një sistem i menaxhimit të biznesit duhet të lejojë automatizimin e proceseve të përsëritura ose aktiviteteve të drejtpërdrejta për të minimizuar gabimet dhe humbjen e kohës në detyra të përsëritura. Automatizimi mund përfshijnë, për shembull, faturimet e përsëritura, përkujtuesit e pagesave, dërgimin automatik të emailit, gjenerimin e raporteve ose krijimi i detyrave ose projekteve nga shabllonet. Në këtë mënyrë mund të ulet barra e punonjësve, të zvogëlohen gabimet dhe të përmirësohet efikasiteti i punës.
Ruajtja e të dhënave në renë kompjuterike
Përdorimi i ruajtjes së të dhënave cloud mund të mundësojë ndarje më të lehtë dhe më të sigurt të të dhënave brenda kompanisë, gjithçka është qartë në një vend. Gjithashtu mundëson akses në të dhëna nga çdo vend dhe në çdo kohë, gjë që rrit efikasitetin e punës dhe mundëson shkëmbimin e shpejtë të informacionit. Ruajtja e të dhënave në renë kompjuterike do të vlerësohet gjithashtu nga të gjitha kompanitë ku anëtarët e ekipit punojnë nga një zyrë shtëpiake, për shembull.
Menaxhimi i detyrave
Softueri i menaxhimit të biznesit duhet të lejojë gjurmimin dhe menaxhimin e lehtë të detyrave dhe afateve të tyre. Kjo mund të përfshijë, për shembull, planifikimin dhe caktimin e detyrave, gjurmimin e statusit të përfundimit të detyrës dhe rikujtimin e detyrave në pritje. Falë kësaj, anëtarët e ekipit munden shpërndajnë punën në mënyrë më efikase, monitorojnë ngarkesën e tyre të punës dhe kryejnë të gjitha detyrat e caktuara në kohë.
Menaxhimi i projektit
Sistemi i menaxhimit të një kompanie duhet të mundësojë menaxhim efektiv të projektit, duke përfshirë planifikimin, koordinimin dhe monitorimin e progresit të projektit. Kjo përfshin, për shembull, planifikimin e buxhetit, efikasitetin dhe përfitimin e projekteve. Një sistem i tillë i lejon kompanisë të menaxhojë më mirë projektet e saj dhe të arrijë rezultate dhe fitime më të mira.
Idealisht, mjeti i përzgjedhur duhet të ofrojë opsione të shumta për paraqitjen grafike të projekteve, si p.sh. tabelat Kanban, grafikët Gantt ose pasqyra tabelare për një vizualizim të qartë të projekteve, buxheteve, caktimit të detyrave, statusit dhe progresit.
CRM
Softueri i biznesit duhet të përfshijë gjithashtu mjetet e menaxhimit të marrëdhënieve me klientët (CRM). Kjo i mundëson kompanisë të komunikojë në mënyrë më efektive me klientët dhe të menaxhojë më mirë kërkesat e tyre.
Nëse sistemi ju lejon të përafroni CRM me procese të tjera, të tilla si menaxhimi i projektit, faturimi, menaxhimi i kontratës ose planifikimi i fluksit të parave, brenda një platforme të vetme të menaxhimit të biznesit, ju mund t'i shihni klientët tuaj nga një këndvështrim 360°.
Menaxhimi i ngarkesës së punonjësve
Funksioni i menaxhimit të ngarkesës së punonjësve do t'ju ndihmojë të shpërndani në mënyrë më efikase punën midis anëtarëve individualë të ekipit dhe në këtë mënyrë të arrini ngarkesën e tyre optimale të punës. Sistemi informativ i kompanisë duhet të mundësojë planifikimin e kohës dhe detyrave në mënyrë të tillë që ato të shpërndahen në mënyrë të drejtë dhe që punonjësit të ngarkohen në mënyrë adekuate sipas aftësive dhe performancës së tyre të punës. Në të njëjtën kohë, duhet të jetë sistemi është në gjendje të monitorojë ngarkesën dhe, nëse është e nevojshme, ofroni një zgjidhje të përshtatshme, për shembull duke rishpërndarë detyrat ose duke rritur numrin e punonjësve në ekipin e caktuar. Ajo do të mundësojë rritjen e produktivitetit dhe kënaqësinë e punonjësve, e cila kontribuon në suksesin afatgjatë të kompanisë.
Këshilla për zgjedhjen e softuerit më të mirë për bizneset e vogla
Kur zgjidhni softuerin e biznesit të vogël, është e rëndësishme të identifikoni nevojat tuaja dhe të merrni parasysh buxhetin tuaj.
Konsideroni gjithashtu lehtësinë e zbatimit dhe përdorimit të softuerit, aftësinë për t'u integruar me sisteme dhe softuer të tjerë, aplikacionin celular dhe kompleksitetin e veçorive.
1. Identifikoni nevojat tuaja:
Përpara se të filloni të kërkoni për softuerin e duhur, merrni parasysh se cilat funksione dhe veçori ju nevojiten për të menaxhuar biznesin tuaj.
Mbani në mend se disa softuer ofrojnë veçori të specializuara për industri të caktuara, ndërsa të tjerët janë universalë dhe mund të përshtaten me nevojat e industrive të ndryshme.
2. Lehtësia e instalimit dhe përdorimit të softuerit:
Mendoni se sa shpejt mund të implementoni softuer të ri në biznesin tuaj dhe sa i lehtë është për t'u përdorur.
Gjetja e softuerit me një ndërfaqe intuitive dhe konfigurim të lehtë mund të kursejë kohë dhe të minimizojë trajnimin e punonjësve. Në mënyrë ideale, softueri ka në dispozicion mësime online dhe video trajnimi për t'ju ndihmuar me trajnimin, ose ofron konsultime ku mund të konsultoheni për zbatimin e sistemit në kompaninë tuaj.
3. Zgjidhje me funksionalitet të menaxhimit financiar:
Një zgjidhje softuerike më e avancuar me funksionalitetin e menaxhimit financiar mund të ndihmojë bizneset e vogla të gjurmojnë dhe menaxhojnë operacionet financiare. Kjo do t'ju japë një pasqyrë të të ardhurave dhe shpenzimeve në kohën aktuale dhe në të ardhmen e afërt ose përmbushjen e buxheteve. Ju mund të parashikoni zhvillimin e fluksit të parave për muajt e ardhshëm, përfitimin e projekteve dhe pikat e dobëta ku paratë rrjedhin pa nevojë në kompani.
4. Mundësia e integrimit me sisteme dhe softuer të tjerë:
Merrni parasysh se çfarë softueri tjetër përdorni dhe nëse softueri i ri është i pajtueshëm dhe mund të integrohet lehtësisht me sisteme të tjera. Prandaj, një ndërfaqe e programueshme e aksesueshme (API) është thelbësore. Make është gjithashtu një platformë e njohur integrimi, e cila mundëson integrim dhe automatizim të avancuar.
Kërkimi i softuerit me veçori të importit dhe eksportit të të dhënave mund ta bëjë punën tuaj më të lehtë dhe të minimizojë futjen manuale të të dhënave.
5. Merrni parasysh buxhetin tuaj:
Kur zgjidhni softuerin, merrni parasysh buxhetin tuaj dhe përpiquni të gjeni një zgjidhje që plotëson nevojat tuaja dhe është e përballueshme për biznesin tuaj.
Kini kujdes kur krahasoni kuotat dhe merrni parasysh nëse veçoritë shtesë ia vlejnë çmimin më të lartë. Një version provë falas duhet të jetë një çështje e qartë.
6. Aplikacioni celular përfshin:
Disponueshmëria e një versioni celular të sistemit të menaxhimit të biznesit ju lejon ju dhe punonjësit tuaj të qëndroni të lidhur dhe të përgjegjshëm në lëvizje, pavarësisht vendndodhjes dhe pajisjeve aktuale. Kjo është veçanërisht e rëndësishme kur bëhet fjalë për menaxhimin e ekipeve dhe aktiviteteve hibride dhe të largëta.
Mbani në mend se aplikacioni celular duhet të jetë i lehtë për t'u përdorur dhe i disponueshëm në sisteme të ndryshme operative.
7. Funksionet gjithëpërfshirëse të raportimit:
Një zgjidhje softuerike me funksione raportimi gjithëpërfshirëse mund t'i ndihmojë bizneset e vogla të monitorojnë dhe analizojnë performancën e biznesit tuaj, të monitorojnë efektivitetin e aktiviteteve, projekteve dhe fushatave tuaja, në mënyrë që të mund t'i përgjigjeni me fleksibilitet situatave në zhvillim.
Idealisht, ju softueri i kompanisë do të sigurojë njohuri të vlefshme për performancën tuaj financiare, ecuria e projekteve dhe detyrave, kapaciteti dhe shfrytëzimi i punonjësve dhe shumë më tepër. Përveç kësaj, zgjidhja e avancuar ju lejon të krijoni raportet tuaja grafike dhe të vendosni kritere të ndryshme për grumbullimin dhe renditjen e të dhënave.
8. Funksioni i komunikimit të komponentëve:
Kërkimi i softuerit me veçori komunikimi si mjetet e bisedës ose shkëmbimi i skedarëve mund t'i ndihmojë bizneset të menaxhojnë në mënyrë efektive komunikimet e brendshme.
Gjithashtu, kërkimi i softuerit që mund të integrohet me mjete të tjera komunikimi si telefonatat me video, mund të jetë i dobishëm për një bashkëpunim të lehtë ekipor.
E zgjedhur tashmë?
Si pronarë të bizneseve të vogla, ne kemi shumë për të përballuar dhe shpesh nuk është e lehtë të bashkojmë gjithçka. Zgjidhja e duhur softuerike për menaxhimin e biznesit tuaj mund t'ju japë një avantazh të madh mbi konkurrencën tuaj. Papritmas do të merrni një pasqyrë - të porosive dhe detyrave dhe afateve të tyre, klientët dhe komunikimin me ta, fluksin e parave dhe ngarkesën e punës së anëtarëve individual të ekipit. Ju do të kurseni shumë kohë të shpenzuar në detyra të përsëritura me vlerë të ulët të shtuar. Në vend të kësaj, ju mund ta përqendroni energjinë tuaj në inovacione dhe zgjidhje që e çojnë biznesin tuaj përpara.
Autori: Caflou - Të gjitha në një sistem menaxhimi për kompanitë e vogla dhe të mesme
Caflou do t'ju ndihmojë të menaxhoni në mënyrë efektive të gjithë kompaninë dhe financat e saj. Kjo do t'ju lejojë të monitoroni fluksin e parave dhe të parashikoni zhvillimin e saj në të ardhmen. Do të shpëtoni nga puna rutinë, do të zvogëloni shkallën e gabimeve, do të përmirësoni punën në grup dhe do të rrisni performancën e kompanisë. Të gjitha në një vend. Nga kudo dhe me një çmim të përballueshëm.
